Aspectos clave de la política de privacidad

Por Eva Lozano

Hoy me han reservado un espacio en el blog para que os hable de la ley de privacidad. Si has llegado hasta aquí, supongo que tienes curiosidad en el tema, así que en las próximas líneas voy a tratar de explicar qué es la política de privacidad y qué aspectos clave debe recoger. Te lo contamos desde un punto de vista experto en bases de datos de particulares.

Cuando de datos personales se trata, siempre tenemos muy presente la Ley de Protección de Datos que está estrechamente relacionada con la política de privacidad, tanto en lo que respecta al derecho de información que le corresponde al usuario en relación con el tratamiento de sus datos personales, regulado en el art. 5 de la LOPD, como en lo que atañe al consentimiento expreso por parte del usuario para permitir el uso de esos datos, regulado en el art. 6 de la LOPD. Precisamente para satisfacer este derecho del usuario y cumplir con nuestro deber de información debemos poner a su disposición nuestra  política de privacidad, una vez leídas y aceptadas por él, también estaremos cumpliendo con nuestra obligación de solicitar el consentimiento expreso, preciso e inequívoco de nuestro usuario.

Antes de seguir, te puede interesar ver también nuestro post «Crea una Base de Datos que le encantará a la LOPD» y conoce más sobre esta ley y su aplicación correcta.

*UPDATE* Desde el 25 de mayo del 2018, existe la obligación del cumplimiento de la  LOPD GDPR. No sólo hay que cumplir la ley Española de la LOPD sino, también el nuevo reglamento europeo.

¿Qué es la política de privacidad?

La política de privacidad es ese enlace, escondido al pie de página de toda web que se precie, que cuando pinchas sobre él te dirige a una página llena de vocablos jurídicos que forman frases incomprensibles y casi imposibles de leer gracias a que se tiene la dudosa costumbre, no sé sabe muy bien por qué, de ponerla en una letruja muy, muy pequeña. O por lo menos es a lo que nos tienen habituados la mayoría de sitios webs. Otra cosa muy distinta es lo que debería ser y eso es lo que me dispongo a explicar.

Quizás no sea lo más frecuente pero, una buena política de privacidad debería describir claramente como recogemos, almacenamos y conservamos los  datos personales que recabamos a través de nuestras páginas web y, sobretodo, qué uso vamos a dar a toda esa información que manejamos, en especial, si vamos a compartir esos datos con terceros y con qué finalidad. Mi consejo es utilizar un vocabulario sencillo y ser muy transparentes en todo el proceso.

 ¿Qué aspectos clave debe recoger la política de privacidad?

1. Identificación del titular

Lo primero que debe constar en la política de privacidad son los datos de la empresa o persona a la que pertenece la web. Los datos identificativos mínimos que debes facilitar son la razón social y la dirección,  pero a mayor información más confianza generarás en el usuario, así que te recomiendo incluir el CIF y a ser posible los datos del registro mercantil y hasta el número de inscripción de tu fichero en la Agencia de Protección de datos.

2. Garantía de legalidad

Declara explícitamente que respetas la normativa y que garantizas la protección de los datos de carácter personal conforme a la LOPD y si puedes acreditar alguna garantía extra, como pertenecer a una asociación o disponer de un sello de calidad, presume de ello.

3. Recopilación de datos.

Indica qué datos  personales recopilas sobre los usuarios, por qué estás solicitando esta información, cómo vas a utilizar los datos que has recogido  y hasta cuánto tiempo tienes previsto almacenar esa información, si es sólo por un período concreto o si tu intención es guardarlos indefinidamente.

Detalla cuál es el proceso exacto de captación de datos, no sólo si utilizas formularios donde los usuarios dejan expresamente sus datos, si no también, si utilizas cookies o web beacons o incluso, si no las utilizas, exprésalo también en esta declaración para mayor tranquilidad del usuario. Recuerda, que es obligatorio avisar sobre la existencia de cookies en tu web y debes incluir el apartado correspondiente en tu aviso legal o crear una página específica donde explicar tu política de cookies.

De igual modo, asegúrate de informar a tu usuario en el caso de que ejecutes anuncios o servicios de terceros que puedan recabar información del usuario y no olvides poner el correspondiente enlace a su política de privacidad.

4. Consentimiento expreso del usuario.

Para cumplir con la Ley Orgánica de Protección de datos en tu web, es imprescindible que el usuario acepte las condiciones recogidas en la política de privacidad. Por ello, en todos los formularios de tu web donde pides datos personales, debes incluir  un botón o un “check” para que el usuario pueda indicar que ha leído y aceptado la política de privacidad.

Ten presente que, en caso de denuncia, deberás probar que en su día el afectado prestó su consentimiento.

Por supuesto, tienes que dar la posibilidad de que el usuario se dé de baja en cualquier momento si así lo desea.

5. Derechos de los usuarios ARCO

Es necesario diseñar un proceso para satisfacer el ejercicio de los derechos de Acceso, rectificación, cancelación y oposición del usuario, generalmente, basta con declarar expresamente en la política de privacidad la existencia de estos derechos y con facilitar una dirección física y un correo electrónico para que el usuario pueda ponerse en contacto con la empresa y ejercer directamente cualquiera de esos derechos.

Otras recomendaciones

Si lo que quieres es crear una política de privacidad de un e-commerce, te puede interesar nuestro artículo «Asegura el Crecimiento de tu E-commerce con Bases de Datos de Emails».

Obviamente este documente debe estar disponible online, a través del ya nombrado enlace a pie de página y en el correspondiente enlace cerca del botón de aceptación bajo cada uno de los formularios donde solicites datos.

Aunque pueda parecer contraproducente, es muy importante que nuestra política de privacidad sea clara y concisa. Es preferible usar un lenguaje sencillo para que sea fácilmente comprensible y que el usuario conozca las implicaciones de aceptar nuestra política de privacidad. Utilizar un vocabulario rebuscado, puede dar la falsa impresión de ser más culto, pero en realidad, el usuario percibe que le esconden información y le genera desconfianza.

Una política de privacidad que se ajuste a la ley y que sea clara y comprensible hará crecer la confianza de tus usuarios, seguramente mejorará tus ventas y, sobre todo si se ajusta a la normativa aplicable, evitará problemas legales y posibles sanciones.

Quizás acabas de empezar un blog y te preguntas si necesitas realmente una política de privacidad. La respuesta es que, si no recoges datos personales, no la necesitas; ahora bien, sólo con que tengas un pequeño formulario en el que solicitas el correo electrónico de tus lectores para enviarles de vez en cuando una newsletter, entonces sí, necesitas una política de privacidad.

Si tienes un e-commerce, vas a necesitar recopilar datos personales para poder llevar a cabo tu labor, por tanto, antes de publicar el primer formulario de contacto en tu web tienes que tener, sí o sí,  tu política de privacidad publicada y bien visible.

Aquí hemos dado unas pautas generales para que en tu política de privacidad no falte lo imprescindible. De todas formas, como siempre recomendamos, debes tener en cuenta que cada web es un mundo y, según tu actividad, necesitarás adaptarte a unas normas u otras y cumplir más o menos requisitos legales. Por eso, lo ideal es siempre acudir a un profesional, en este caso un abogado especializado, para que te redacte una política de privacidad acorde a tus necesidades según la misión de tu web.